Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

datenlabor.io Inh. Daniel Schorpp
Am Brink 4
31711 Luhden
Deutschland
E-Mail: frage@datenlabor.io
Telefon: 05722 9200930
Website: https://datenlabor.io

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz deiner personenbezogenen Daten ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, welche Daten wir auf unserer Website https://datenlabor.io erheben, zu welchem Zweck wir sie verarbeiten und welche Rechte dir zustehen.

Personenbezogene Daten erheben wir nur, wenn du sie uns freiwillig mitteilst, etwa über unsere Kontaktformulare oder eine Rückruf-Anfrage. Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TTDSG).

3. Hosting

Unsere Website wird bei der Hostinger International Ltd. (Sitz: Zypern, EU) auf einem von uns betriebenen Server in Deutschland gehostet. Bei jedem Zugriff erfasst der Webserver automatisch sogenannte Server-Logfiles. Diese enthalten:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Angeforderte Seite oder Datei
• HTTP-Statuscode
• Übertragene Datenmenge
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Verwendeter Browser und Betriebssystem

Diese Daten werten wir ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und zur Abwehr von Angriffen aus. Sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach kurzer Zeit gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website).

4. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Du erkennst eine verschlüsselte Verbindung am „https://“ in der Adresszeile deines Browsers. Bei aktiver Verschlüsselung können die Daten, die du an uns übermittelst, nicht von Dritten mitgelesen werden.

5. Kontaktaufnahme

5.1 Rückruf-Anfrage

Wenn du unser Rückruf-Formular nutzt, erheben wir folgende Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und deine bevorzugte Erreichbarkeit (Vormittag, Nachmittag, Abend).

Zweck: Bearbeitung deiner Rückruf-Anfrage und Kontaktaufnahme.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
Speicherdauer: Löschung nach abschließender Bearbeitung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5.2 Kontaktformular

Wenn du unser Kontaktformular nutzt, erheben wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), Firma (optional), das von dir gewählte Thema deiner Anfrage und deine Nachricht.

Zweck: Bearbeitung deiner Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Löschung nach abschließender Bearbeitung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5.3 Kontakt per E-Mail

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst (etwa an frage@datenlabor.io), verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen (sofern angegeben), den Inhalt der Nachricht samt Anhängen sowie technische Metadaten der E-Mail. Unsere E-Mail-Kommunikation läuft über den E-Mail-Dienst unseres Hosting-Anbieters Hostinger International Ltd. (Sitz: Zypern, EU). Die Übertragung erfolgt transportverschlüsselt (TLS), sofern der sendende Mailserver dies unterstützt.

Geschäftliche E-Mails bewahren wir gemäß handels- und steuerrechtlichen Pflichten bis zu zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB). E-Mails ohne geschäftlichen Bezug löschen wir nach abschließender Bearbeitung, spätestens nach sechs Monaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung) sowie für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

5.4 Telefonische Kontaktaufnahme

Wenn du uns anrufst oder wir dich zurückrufen, verarbeiten wir deine Telefonnummer (sofern nicht unterdrückt), Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs sowie deinen Namen, wenn du ihn nennst. Gespräche mit unserem Team schreiben wir nicht mit und zeichnen sie nicht auf. Übernimmt jemand von uns ein laufendes Gespräch mit Snorre am Rechner, läuft die Mitschrift aber weiter. Wichtiges aus dem Gespräch halten wir bei Bedarf in einer Notiz fest.

Nimmt nach kurzem Klingeln niemand ab oder rufst du außerhalb unserer Geschäftszeiten an, hörst du ein Menü. Dort wählst du, ob du mit unserem KI-Assistenten Snorre sprechen oder eine Nachricht hinterlassen möchtest.

Snorre ist ein KI-Assistent und spricht mit einer künstlich erzeugten Stimme. Seine Antworten erzeugt ein KI-Sprachmodell von OpenAI. Dafür geht der Ton des Gesprächs in Echtzeit an OpenAI, die Spracherkennung übernimmt dann OpenAI selbst. Dazu kommen Informationen aus unserer Wissensbasis, freie Terminfenster und die Angabe, ob du bereits Kunde bei uns bist. Deine Rufnummer geben wir dabei nicht gesondert weiter. Verarbeitet wird in den USA (Ziffer 9).

Bevor du im Menü Snorre wählst, hörst du einen Hinweis, dass Snorre eine KI ist und als Text mitschreibt. Mitgeschrieben wird erst nach deiner aktiven Wahl im Menü und einer kurzen Bestätigungsansage. Dranbleiben oder Schweigen reicht dafür nicht. Deine Wahl halten wir zum Nachweis fest. Gespeichert wird das Gespräch als Text: was du sagst und was Snorre antwortet, dazu Vermerke zu Terminen, Notizen, Tickets oder Weiterleitungen aus dem Gespräch. Eine Tonaufnahme speichern wir dabei nicht. Außerdem speichern wir einen kurzen Auszug vom Anfang des Gesprächs.

Hinterlässt du eine Nachricht, speichern wir sie als Tonaufnahme von höchstens zwei Minuten. Eine Textfassung erstellen wir automatisch auf unseren Servern.

Zweck: Annahme und Bearbeitung deines Anliegens, auch wenn gerade niemand von uns erreichbar ist.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Mitschriften, Zusammenfassungen, Auszüge, Nachrichten und Anrufdaten löschen wir, sobald wir sie für die Bearbeitung deines Anliegens nicht mehr brauchen, spätestens 90 Tage nach dem Anruf. Ist der Anruf mit einem Termin, Ticket oder Projekt verknüpft, bleibt danach ein Eintrag mit dem Tag des Anrufs, aber ohne Rufnummer, Namen und Uhrzeit. OpenAI bewahrt Protokolle zur Missbrauchsüberwachung nach eigenen Angaben bis zu 30 Tage auf, länger nur, wenn ein Gesetz es verlangt oder es zum Schutz vor Schäden nötig ist. Gesprächsnotizen zu laufenden Geschäftsbeziehungen bewahren wir gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auf, sonstige Notizen löschen wir nach Abschluss der Anfrage.

6. Formulare auf der Website

Für Kontakt-, Rückruf- und Ersteinschätzungs-Anfragen verwenden wir eigene Formulare. Die Eingaben werden über unseren eigenen Server (eine serverseitige Schnittstelle unserer Website) verschlüsselt an unsere interne Betriebsplattform übermittelt und dort gespeichert. Es kommt kein Drittanbieter-Formulardienst zum Einsatz.

6.1 Welche Daten die Formulare erheben

• Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), Firma (optional), Thema der Anfrage, Nachricht.
• Rückruf-Anfrage: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, bevorzugte Erreichbarkeit.
• Ersteinschätzung: E-Mail-Adresse sowie deine Einwilligung zur Verarbeitung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über die Datenschutz-Checkbox).

6.2 Einwilligung (Consent)

Bevor ein Formular abgesendet wird, holen wir deine ausdrückliche Einwilligung über eine Checkbox ein. Zum Nachweis gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO speichern wir die Art der erteilten Einwilligung (Datenverarbeitung) sowie den Zeitpunkt.

6.3 Schutz vor automatisiertem Missbrauch

Zum Schutz unserer Formulare setzen wir folgende technische Maßnahmen ein:

• Honeypot-Felder: unsichtbare Felder, die nur automatisierte Programme ausfüllen. Es werden dadurch keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben.
• Rate-Limiting: die Anzahl der Anfragen pro Zeitraum wird begrenzt; dafür wird deine IP-Adresse für einen kurzen Zeitraum (maximal 10 Minuten) im Arbeitsspeicher vorgehalten.
• CSRF-Schutz: Formular-Anfragen werden ausschließlich über unsere eigene Server-Schnittstelle und nur von unserer eigenen Website (Same-Origin) verarbeitet. Der für die Übermittlung benötigte Zugangsschlüssel verbleibt serverseitig und ist im Browser nicht zugänglich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch).

6.4 Verarbeitung nach dem Absenden

Die über die Formulare erhobenen Daten werden in unserer internen Betriebsplattform gespeichert und dort zur Bearbeitung deiner Anfrage verarbeitet. Diese Plattform betreiben wir auf einem eigenen, von uns verwalteten Server in der Europäischen Union. Verschlüsselte Sicherungskopien liegen bei einem Auftragsverarbeiter mit Rechenzentren in Deutschland; mit beiden Auftragsverarbeitern besteht ein Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO (siehe Abschnitt 9).

Wird aus deiner Anfrage ein Auftrag, etwa eine gebuchte Beratung oder ein Entwicklungsprojekt, verarbeiten wir deine Daten zur Anbahnung und Durchführung des Vertrags. Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie für gesetzliche Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit wir dabei personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeiten (etwa Daten deiner eigenen Kund:innen), schließen wir mit dir einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

7. Cookies

Diese Website setzt standardmäßig keine Cookies. Lediglich wenn du die Demo unseres Kundenportals nutzt, wird ein einziges technisch notwendiges Cookie gesetzt:

Wir setzen keine Statistik-, Analyse- oder Marketing-Cookies ein und erstellen keine Nutzungsprofile. Da ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie zum Einsatz kommt, ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG keine Einwilligung erforderlich; einen Cookie-Banner zeigen wir daher nicht an. Details findest du in unserer Cookie-Richtlinie.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (technisch erforderlich), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Schriftarten

Wir verwenden die Schriftarten Sora, Manrope und Fira Code. Diese werden beim Erstellen der Website auf unseren Server geladen und von dort ausgeliefert. Beim Besuch der Website findet keine Verbindung zu externen Schriftarten-Diensten statt, und deine IP-Adresse wird nicht an Google oder andere Dritte übermittelt.

9. Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Dienste setzen wir folgende Dienstleister ein:

Mit unseren europäischen Auftragsverarbeitern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Für die KI-Verarbeitung ist unser Vertragspartner die Anthropic Ireland, Limited (Irland). Soweit dabei Daten in den USA verarbeitet werden, stützt sich die Übermittlung auf das Data Processing Addendum des Anbieters einschließlich EU-Standardvertragsklauseln (Art. 28, 44 ff. DSGVO). Für Gespräche mit unserem KI-Assistenten Snorre am Telefon setzen wir OpenAI Ireland Ltd. (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland) ein. OpenAI erhält dabei den Ton des Gesprächs in Echtzeit, Informationen aus unserer Wissensbasis, freie Terminfenster und die Angabe, ob du bereits Kunde bei uns bist. Verarbeitet wird in den USA. Die Übermittlung dorthin stützt sich auf das Data Processing Addendum des Anbieters (openai.com/policies/data-processing-addendum) mit EU-Standardvertragsklauseln oder auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Übermittelte Inhalte nutzt OpenAI nicht zum Training seiner Modelle. In der Software-Entwicklung setzen wir KI-gestützte Werkzeuge grundsätzlich mit Testdaten und ohne produktive Kundendaten ein; vor ihrem Einsatz an Kundenprojekten stellen wir die vertragliche Einbettung des genutzten Zugangs sicher (Ziffer 13). Die laufende Verarbeitung der Formulardaten erfolgt auf unserer eigenen Infrastruktur in der EU; darüber hinaus erhalten Dritte nur in dem oben genannten Umfang (Hosting, Backup, KI-gestützte Verarbeitung) Zugang.

Wo wir in dieser Übersicht eine Kategorie statt eines Namens nennen, hat das Sicherheitsgründe: Wer weiß, wo unsere Sicherungskopien liegen, kennt auch das Ziel, das ein Angriff als Erstes ausschalten würde. Betroffenen Personen nennen wir jeden eingesetzten Auftragsverarbeiter auf Anfrage. Verarbeiten wir Daten in deinem Auftrag, liegt dir das vollständige Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter ohnehin als Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag in deinem Kundenportal vor.

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen:

• SSL/TLS-Verschlüsselung aller Datenübertragungen
• Verschlüsselte Sicherungskopien unserer Systeme
• Schutz der Formulare durch Honeypot-Felder und Rate-Limiting
• CSRF-Schutz durch Same-Origin-Verarbeitung; Zugangsschlüssel verbleiben serverseitig
• Regelmäßige Sicherheitsupdates

11. Deine Rechte

Du hast gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): ob und welche Daten wir von dir verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Herausgabe in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen eine Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft.
• Beschwerde (Art. 77 DSGVO) bei einer Aufsichtsbehörde. Für uns zuständig ist:
  Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
  Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
  www.lfd.niedersachsen.de

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Kontakt- und Formularanfragen: Löschung nach abschließender Bearbeitung, spätestens nach sechs Monaten, sofern kein Vertragsverhältnis entsteht.
• E-Mail-Korrespondenz: geschäftliche E-Mails bis zu zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), sonstige spätestens nach sechs Monaten.
• Telefonate: Mitschriften, Zusammenfassungen, Auszüge, Nachrichten und Anrufdaten: Löschung, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Gesprächsnotizen: geschäftsrelevante Notizen gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, sonstige nach Abschluss der Anfrage.
• Einwilligungsnachweise: für die Dauer der Einwilligung und darüber hinaus drei Jahre zum Nachweis der Rechtmäßigkeit.
• Vertragsdaten (B2B): gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten bis zu zehn Jahre.

13. Einsatz KI-gestützter Systeme

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir teilweise KI-gestützte Systeme ein, etwa zur Aufbereitung von Projekt- und Betriebsinformationen in unserer internen Betriebsplattform, zur Unterstützung bei Support-Anfragen sowie intern bei Entwicklung und Betrieb. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage dieser Datenschutzerklärung und der mit unseren Kunden geschlossenen Verträge; verarbeiten wir personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden, erfolgt dies auf Basis einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. KI-Funktionen in Lösungen, die wir für Kunden entwickeln und betreiben, laufen über eigene Zugänge des jeweiligen Kunden bei den KI-Anbietern; Einzelheiten regelt der jeweilige Vertrag.

Soweit möglich setzen wir für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf lokale oder innerhalb der EU betriebene Modelle; unser Ziel ist, zunehmend europäische KI-Anbieter einzusetzen, sobald geeignete Angebote verfügbar sind. Bei der Nutzung von Anbietern außerhalb der EU stützen wir die Übermittlung auf geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO. Einzelheiten je Anbieter stehen in Ziffer 9. Bevor Texte an ein externes KI-Modell gehen, entfernen wir personenbezogene Angaben, soweit unsere Erkennung sie findet. Den Ton von Telefongesprächen mit Snorre filtern wir nicht vorab. Er geht in Echtzeit an OpenAI (Ziffer 5.4).

KI-gestützte Ergebnisse dienen der Vorbereitung und Unterstützung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung ist damit nicht verbunden (siehe Ziffer 14); die inhaltliche Kontrolle und Verantwortung verbleiben bei uns.

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung bei Bedarf an, um sie an eine geänderte Rechtslage, technische Änderungen oder Erweiterungen unserer Dienste anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung findest du stets auf dieser Seite.

16. Fragen zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung deiner Rechte oder bei Beschwerden erreichst du uns unter:

E-Mail: datenschutz@datenlabor.io
Telefon: 05722 9200930